ประโยชน์ของระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

1. การใช้ Hardware ร่วมกัน

ระบบเครือข่าย (Network) จะช่วยให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่อง Hardware ลงไปได้ ทั้งนี้เนื่องจากจะสามารถนำ Hardware บางประเภทมาใช้งานร่วมกันได้ 

• Share Diskspace เป็นการใช้งานร่วมกันของเนื้อที่ที่ใช้ในการเก็บข้อมูลซึ่งรวม Harddisk และ CD ROMS (Compact-Disk Read-Only Memory) ซึ่งจะใช้ Harddisk หรือ CD ROMS จาก เครื่องคอมพิวเตอร์ PC ที่เรียกว่า File Server โดย File Server นี้จะเป็นเครื่องที่ใช้ในการเก็บข้อมูล (Data) ของ User และ Software ของระบบทั้งหมด รวมทั้งควบคุมการทำงานของระบบ Network ด้วย 
• Share printer เครื่องพิมพ์เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วง Peripherals ที่ใช้งานมากที่สุด โดยเฉพาะปัจจุบันมี Printer ราคาสูงเกิดขึ้นมากมายโดยเฉพาะ Laser Printer และเครื่องพิมพ์สี (Color Printer) ซึ่งมีราคาแพงและจำเป็นต้องนำมาใช้งานร่วมกันเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดนอกจากนั้นในกรณีที่เรานำเครื่องพิมพ์มาใช้งานระบบNetwork มากกว่า 1 เครื่อง เช่น Dot, Matrix, Laser, Printer,Color Ink Jet เป็นต้น ในการส่งงานไปพิมพ์นั้น และสามารถเลือกได้ว่าต้องการใช้งานเครื่องพิมพ์ชนิดใดได้ง่ายซึ่งทำให้การทำง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• Share  Communication  Devices    เป็นการนำอุปกรณ์สื่อสารของระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานร่วมกันเช่น Modem ซึ่งใช้ในการเปลี่ยนถ่ายข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์ด้วยกันโดยอาศัยสายโทรศัพท์   นอกจาก Modem แล้วอุปกรณ์อีกอย่างหนึ่งที่สามารถใช้งานร่วมกันได้คือ FAXโดยสามารถที่จะทำการพิมพ์ข้อมูลที่ Workstation ส่วนตัว  และส่งผ่านระบบ Network  ไปที่เครื่อง  FAX ได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ลงกระดาษแล้วเดินไปส่ง FaX ที่เครื่อง FAX อื่น ๆอีก

2. การใช้ Software ร่วมกัน 

Software ทีใช้งานบนระบบ Network แบ่งออกเป็น Software Packages และ Data เมื่อใช้ระบบ Network จะสามารถที่จะนำเอา Software ทั้ง 2 ชนิด มาใช้งานร่วมกันได้

• Share Software Packages       ในปัจจุบันสิ่งที่เป็นปัญหาอยู่คือ เรื่องของลิขสิทธิ์ทาง Software ถ้ามีเครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) แต่ละเครื่องใช้งานแยกกันอยู่ ก็จำเป็นที่จะต้องซื้อ Software ที่มีลิขสิทธิ์ถูกต้องตามกฎหมายมาใช้งาน นั่นคือ 1 ชุดต่อ 1 เครื่อง รวมทั้งยังต้องคอยระวังในเรื่องของการ Copy Software มาใช้งานเองของ User แต่ละคนด้วย การนำระบบ Network มาใช้งานจะช่วยลดปัญหาของการทำผิดกฎหมายทางด้านลิขสิทธิ์ได้ นอกจานนั้น Software ที่ใช้งานระบบ Network จะมีความคล่องตัวกว่า Software บน เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการ Maintain หรือการซ่อมบำรุงปรับปรุง Software ให้ถูกต้อง เช่น มีรุ่นที่ Update มาใหม่ จะสามารถติดตั้งและ Upgrade software ทั้ง 10 เครื่อง ซึ่งเสียเวลามาก

นอกจากนั้นกรณีที่ใช้ Workstation ประเภท Diskless Workstation User จะไม่มีสิทธิ์ในการใช้งานแผ่น Disk เลย ทำให้สามารถขจัดปัญหาของ Virus ที่สามารถจะแพร่ระบาดอยู่ได้ รวมทั้งการตรวจสอบ Virus ก็ไม่จำเป็นต้องไปตรวจสอบที่เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC)แต่ละเครื่อง แต่ตรวจสอบที่ File Sever เพียงเครื่องเดียว ทำให้ประหยัดเวลา และการทำงานที่คล่องตัว มากขึ้น สำหรับเครื่อง License หรือลิขสิทธิ์นั้น Software ที่จะนำมาใช้งานบนระบบ Network จะต้องเป็น Software รุ่น Netware เท่านั้น ซึ่งในปัจจุบันมี License Software สำหรับระบบ Network อยู่ 2 แบบคือ

1. concurrent User License หมายถึง Software ที่ระบุจำนวน User ที่สามารถใช้งานได้สูงสุดบนระบบ Network เช่น แบบ 20 Copy นั่นหมายถึง User สามารถใช้งาน Software ตัวนี้สามารถใช้งานได้พร้อมกัน 20 คน

2. Per User License หมายถึง Software ที่จะต้องระบุจำนวน User ลงไปเลยว่าต้องการใช้เท่าใดแต่ในการทำงานจริงๆแล้วจะใช้กี่คนพร้อมกันก็ได้
Share Data ปัญหาที่เกิดขึ้นแน่นอน สำหรับการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) แยกกันก็คือ ในกรณีที่เราต้องการข้อมูลของคอมพิวเตอร์ (PC) เครื่องหนึ่ง จะต้อง Copy ลงในแผ่น Disk แล้วนำไปเรียกใช้จากเครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) อีกเครื่องหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าข้อมูลนั้นมีขนาดใหญ่หรือต้องการข้อมูลร่วมกันบ่อย ๆ จะทำให้เสียเวลาในการ Copy ข้อมูลมาก ถ้านำระบบ Network มาใช้งานข้อมูล User แต่ละคนจะถูกเก็บไว้ในที่เดียวกันก็คือ Harddisk ของ File Server ดังนั้น User แต่ละคนจะสามารถใช้ข้อมูลซึ่งกันและกันได้ทันที แต่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดสิทธิ์ในการเรียกใช้ข้อมูลของแต่ละ User ซึ่งจะสามารถกำหนดไว้ว่า User คนใดจะสามารถใช้งานข้อมูลได้ถึงระดับใดบ้าง
จากประโยชน์การใช้ Software ร่วมกันนี้ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ที่ File Server ข้อมูลจึงถูกต้อง ทันสมัยและรวดเร็ว เป็นการควบคุมข้อมูลที่จุดศูนย์กลาง โดยแต่ละ Workstation สามารถใช้ข้อมูลของ Workstation อื่นใดทันทีถ้ามีสิทธิ์ โดยไม่ต้องรีรอจึงทำให้การทำงานสะดวกขึ้น (Flexible ) นอกจากนั้นยังลดขั้นตอนในการปฏิบัติงานและลดเวลาในการทำงาน คือ แทนที่จะต้องเสียเวลาในการรอข้อมูลซึ่งกันและกันเพื่อที่จะทำงานต่อไป ก็ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาและลดความผิดพลาดที่เกิดจากข้อมูลไม่ถูกต้องทันสมัย

3. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น

ในการระบบงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) เมื่อต้องการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ (PC)มาเชื่อมต่อกับระบบอื่น เช่น Mainframe หรือ Computer จะต้องมีอุปกรณ์เชื่อมต่อพิเศษเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) นั้นสามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นได้ จะเรียกขบวนการนี้ว่า Terminal Emulation ปัญหาก็คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) 1 เครื่องจะต้องมีอุปกรณ์ พิเศษต่อเชื่อม 1 ชุด ซึ่งปกติจะมีราคาสูงมาก เมื่อมีการทำงานที่มากขึ้น การต่อเชื่อมกันกับเครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) เพียง 1 ชุด อาจไม่เพียงพอในการใช้งาน อาจจำเป็นต้องต่อมากยิ่งขึ้น ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น

แต่ถ้ามีระบบ Network อยู่แล้ว สามารถที่จะนำ เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC) และอุปกรณ์เชื่อมต่อสำหรับระบบอื่น เพียง 1 ชุด หลังจากนั้น Workstation เครื่องอื่นที่ไม่มีอุปกรณ์ต่อเชื่อมนี้ก็สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ด้วย เสมือนมี อุปกรณ์เชื่อมต่อติดตั้งทีเครื่องของตนเอง ลักษณะนี้เรียกว่า Gateway

4. การใช้ระบบ Multiusers

               การใช้ระบบ Multiusers หมายถึง ระบบที่ User สามารถใช้โปรแกรมหรือข้อมูลเดียวกัน ได้ครั้งละหลาย ๆ คน ซึ่งNetwork นั้นสามารถใช้งานระบบนี้ได้เป็นอย่างดี   ทำให้ในปัจจุบันผู้ใช้งานในระบบ Mainframe หรือ Mini Computers หันให้มาเล็งเห็นความสำคัญของระบบ Mainframe และเริ่มใช้งานระบบนี้มากยิ่งขึ้น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนของการทำงานในระบบ Multiusers คือ

E-mail (Electronic Mail) ซึ่ง User แต่ละคนสามารถสั่งและรับข้อมูลหรือข่าวสารซึ่งกันและกันได้ โดยผ่านทาง Workstation ของตนเอง มีโปรแกรมที่ใช้งานแบบ E-mail ได้มากมาย เช่น Word Perfect Office CC mail Microsoft Exchange Outlook เป็นต้น

Schedule หรือ Group Calendar เป็นโปรแกรมที่รวบรวมปฏิทินรายวันของ User แต่ละคนมารวมกันเป็นตาราง (Schedule) ของทั้งระบบ ทำให้ผู้จัดการระบบสามารถทราบนัดหมายต่าง ๆ ของ User แต่ละคนได้ และวางแผนการได้สะดวกยิ่งขึ้น เช่น WordPerfect Office

Database สามารถใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวกันได้พร้อม ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบัน File Server ได้ถูกพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น จนมี File Server เฉพาะสำหรับงาน Database เรียกว่า Database server ซึ่งเป็น server ชนิดพิเศษ ที่มีความเร็วสูงในการเรียกใช้และปรับปรุงข้อมูลใน Database จึงมีผู้กล่าวว่าประสิทธิภาพในการทำงาน ของ Database Server นี้ใกล้เคียงหรืออาจจะดีกว่าแบบ Mini Computer เสียอีก
       ดังนั้นการจะนำระบบ Network มาใช้งานในองค์กรนั้น จึงควรพิจารณาถึงความเหมาะสมและความเป็นไปได้ด้วย ถึงแม้จะประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของ Hardware เนื่องจากสามารถนำอุปกรณ์บางอย่างมาใช้งานร่วมกันได้ก็จริงอยู่ แต่ตอนลงทุน ในการเริ่มต้นก็สูงเช่นกันทั้งนี้เนื่องจากเราต้องซื้อ Server ที่มีประสิทธิภาพรวมทั้งอุปกรณ์การติดตั้งอื่น ๆ อีกหลายอย่าง ดังนั้นผู้ที่จะตัดสินใจนำระบบ Network มาใช้งานจึงควรพิจารณาให้ถี่ถ้วน ทั้งนี้อาจอาศัยรายละเอียดต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้น รวมทั้งนโยบายขององค์กรและงบประมาณการเงินอีกด้วย